L’impact des communes nouvelles sur les Systèmes d’Information

Communes nouvelles et systèmes d’information : avantages et défis

La fusion de plusieurs communes peut entraîner des défis en matière de gouvernance. La mise en place de structures de gouvernance efficaces et la gestion des différents intérêts des anciennes communes peuvent être complexes. La répartition des compétences peut être sources de tensions.

La mise en place de services municipaux efficaces dans une commune nouvelle nécessite des ajustements importants. Il faut veiller à ce que les services soient bien dimensionnés pour répondre aux besoins de la nouvelle entité, avec les bons outils (numériques) adaptés à ces ajustements et ces nouveaux services. Les nouveaux processus de travail doivent être définis et validés. Les instances décisionnelles doivent également se positionner dans ces processus.

Les résistances au changement peuvent surgir parmi les élus locaux et les habitants, ce qui est susceptible de ralentir le processus de fusion et compromettre son succès, ou ralentir son acceptation.

La commune nouvelle créée nécessite la mise en place de mécanismes de suivi et d’évaluation pour s’assurer et prouver que les objectifs de la fusion sont atteints et pour apporter des ajustements si nécessaire.

Chaque commune nouvelle a ses propres spécificités et besoins. Il est essentiel de prendre en compte ces particularités pour mettre en place une stratégie efficace et une gouvernance adéquate en rapport avec les enjeux de cette commune nouvelle !

Un impact significatif sur la gestion des systèmes d’information

Une fois le contexte posé, il apparait très fréquemment que la création d’une commune nouvelle entraine un bouleversement total de la fonction SI, tant au niveau humain que technique. En effet, des communes « dites centrales », du fait de leur taille, et donc de leurs ressources humaines, se voient désormais en charge de la totalité du SI. Cette nouvelle DSI se retrouve parfois face à des infrastructures vieillissantes, non administrées, bien loin des standards actuels. L’intégration de différents prestataires peut également être un parcours du combattant pour cette DSI naissante.

L’une des premières étapes importantes consiste à intégrer les systèmes d’information des anciennes communes pour créer un système d’information unique et cohérent pour la nouvelle entité. Cela peut être complexe, car les systèmes existants peuvent être différents en termes de logiciels, de bases de données et de normes, voire parfois obsolètes. Ces changements sont parfois réalisés dans l’urgence, sans réelle réflexion organisationnelle, et se contente d’un appel d’offre ou d’une extension de licence du logiciel métiers déjà en service dans la plus grand commune.

Ce mode de transformation n’est, sans réellement être voué à l’échec, jamais une grande réussite. Les enjeux de certains services, les fonctionnements différents, les attentes des agents de terrain ne sont que très peu pris en compte. L’harmonisation des pratiques, et l’absence de gouvernance.

Le constat dans pareil situation est toujours le même :

• Résistance au changement
• Outil décrié car non adapté
• Formation rapide au nouveau concept du logiciel
• Les objectifs politiques non atteints, et le projet de commune nouvelle se voit ébranlé
• Peu ou pas de gouvernance politique

Finalement la DSI se retrouve seule, à tenter de contenter chaque acteur de cette transformation numérique. Les élus qui souhaitent des indicateurs positifs au regard des enjeux de la commune nouvelle, et les agents qui tentent tant bien que mal de s’adapter à ces nouveaux outils.

L’enjeu de la fusion : la sécurité de l’information

La sécurité des données et des informations est cruciale pour ces nouvelles entités.  L’évolution de ces systèmes, hétéroclites, peut augmenter les vulnérabilités, et les surfaces d’attaques.

Certaines évolutions technologiques, nécessaires en termes de sécurité peuvent couter chères, et on parfois superflus. S’il y a bien un poste où il est nécessaire de ne pas transiger, c’est la sécurité.

L’impact en termes d’image, et politique d’une cyber attaque sur une commune nouvelle pourrait s’avérer désastreux.  Imaginez un complexe aquatique qui n’est plus accessible aux usagers, suite à une cyberattaque concomitamment à la création de la commune nouvelle.

En résumé, la gestion des systèmes d’information pour les communes nouvelles nécessite :

• Une planification minutieuse
• Une intégration soigneuse des systèmes existants
• Une formation adéquate du personnel
• Une attention à la sécurité de l’information, et un investissement continu pour maintenir les SI à jour
• Une écoute des besoins métiers, et des attendus des citoyens en matière de services numériques
• L’intégration des élus (ou d’un groupe d’élus) aux enjeux des systèmes d’information de la collectivité
• La mise en place d’un schéma directeur des Systèmes d’Information, en adhérence totale à la stratégie de la collectivité

Les équipes TGS France peuvent vous accompagner à la gestion efficace de vos systèmes d’information afin de contribuer de manière significative à la réussite de la transition vers une commune nouvelle.