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Associations : comment éviter la fraude ?

Le 31.01.2020 0 commentaires
prévenir la fraude en association

Les associations fonctionnent souvent grâce à des bénévoles ou des salariés investis en basant leur relation sur la confiance. Le risque de fraude dans les associations n’est pas souvent appréhendé au sein des bureaux ou conseils d’administration avant qu’un cas ne se produise. Face à la multiplication des situations de fraude dans les associations, voici quelques règles de bonne gestion qui sécurisent le fonctionnement financier de vos structures associatives.

 

Eviter la fraude dans les associations en sécurisant la trésorerie et les moyens de paiement

Mettre en place des mesures précises afin de lutter contre la fraude dans les associations

Des procédures claires et connues de tous doivent être mises en place afin de sécuriser la fonction trésorerie. Ces procédures peuvent, dans l’idéal, être rédigées et intégrées au règlement intérieur de l’association afin de les rendre obligatoires. Ces procédures peuvent être rassemblées dans un « règlement financier » selon les thèmes suivants :

  • Engagement de dépenses : qui peut engager l’association dans un contrat et faire supporter à l’association les charges financières qui en résultent ?

  • Autorisation de paiement : qui peut payer, quelles dépenses et par quels moyens de paiement ? La séparation des tâches devra être optimale sans freiner le fonctionnement de l’association.  

  • Remboursement de frais aux bénévoles, dirigeants et salariés. Définir les règles de remboursement des frais et mettre en place un suivi des frais pouvant être contrôlés par la direction.

  • Encaissements : définir les règles de contrôle de l’encaissement exhaustif des recettes.

 

Protéger les moyens de paiements de l'association pour prévenir la fraude

Séparer clairement les tâches au sein de l'association est une solution pour pallier les risques de fraude.

Dans une association, seuls les dirigeants ont vocation à engager les finances de l’association. Si des salariés ou des bénévoles non dirigeants se voient accorder un accès au moyen de paiement, ce ne peut être qu’en vertu d’une délégation expresse validée par les instances associatives, dans le cadre notamment du document unique de délégation (DUD).

Pour une sécurisation optimale, cette délégation nécessite malgré tout une séparation de tâches entre l’ordonnateur et le payeur. Les relations de confiance qui régissent souvent le fonctionnement administratif des associations sont un terrain de prédilection pour les personnes mal intentionnées.  

Plusieurs éléments peuvent remettre en cause cette confiance :

  • Une situation particulière : les fraudeurs ne sont pas des escrocs professionnels mais plutôt des personnes lambdas qui vont être amenées un jour à franchir la barrière de l’illégalité parce qu’elles se retrouvent dans une situation particulière

  • Un départ ou absence de la personne « digne de confiance » : le manque d’anticipation de ce départ entraine un remplacement « poste pour poste » de la personne ce qui induit d’accorder les mêmes droits et prérogatives à la nouvelle personne recrutée. L’organisation d’une séparation de tâches n’ayant pas été organisée en amont, une personne présente depuis peu de temps peut se retrouver à engager financièrement l’association du fait du poste occupé.

Ainsi, une comptable saisissant les factures fournisseurs ne devra pas pouvoir effectuer elle-même le paiement (virement ou chèques) ou encore renseigner elle-même le RIB du fournisseur sur l’interface bancaire.

Concernant, les paiements en ligne, il est primordial de renforcer la sécurité informatique des associations. En effet, les modes de paiements informatisés représentent la majorité des paiements aujourd’hui. Il est nécessaire de mettre en place des restrictions d’accès au service bancaire à distance et de régulièrement changer les codes d’accès.

De nombreuses associations ont ainsi une séparation de tâches importante pour les paiements par chèque (signature du trésorier notamment) mais laissent la personne en charge de la comptabilité effectuer les virements aux fournisseurs ou salariés en toute autonomie ou encore renseignés les RIB dans le module bancaire. Des moyens peuvent être proposés par les banques afin de séparer la préparation du virement par la comptable et la validation informatique par le trésorier ou le directeur.

 

Le rôle de la direction et du commissaire aux comptes pour prévenir la fraude dans les associations

Réaliser un suivi précis de la trésorerie par la direction est incontournable. Elle devra effectuer un contrôle régulier des comptes bancaires et analyser les mouvements anormaux. Ce travail devra entrainer des questions aux équipes en place afin de faire connaitre à tous l’existence de ce suivi et ainsi créer un environnement de contrôle.

Une analyse des soldes bancaires par le trésorier en fonction du budget prévisionnel de l’association et la recherche d’explications sur les écarts significatifs sont également un moyen de contrôle entre le bureau de l’association et le/la directeur de l’association.  

Le commissaire aux comptes permet d'évaluer le niveau de risque des anomalies rencontrées en association. Il certifie la régularité et la sincérité des comptes annuels après avoir obtenu l’assurance raisonnable que les comptes pris dans leur ensemble ne comportent pas d’anomalies significatives provenant de fraudes ou d’erreurs.

Dans le cadre de sa mission, le commissaire aux comptes met en œuvre des diligences afin de prévenir le risque de fraudes : dès la prise de connaissance de l’entité et de son environnement, il évalue la conception et la mise en œuvre du contrôle de l’entité qui se rapportent à ce risque et partage cette appréciation avec la gouvernance de l’association, afin le cas échéant, de mettre en place des mesures préventives.

 

Le risque de fraude est présent dans le secteur associatif, et à ce constat s’ajoute une difficulté supplémentaire pour les associations : le fraudeur est, en apparence, « Monsieur tout-le-monde » et une personne à qui l’on pense pouvoir faire confiance. 

Pour prévenir ce risque de fraude, la réussite de la mise en place d’un environnement de contrôle repose sur des procédures connues de tous, une séparation des tâches bien organisée et une implication du bureau de l’association et notamment de son trésorier. Pour les associations concernées, le commissaire aux comptes peut également participer, par ses travaux, à la création de cet environnement de contrôle.

 

Les commissaires aux comptes de TGS France réalisent l'audit financier de votre association. Ils détectent les éventuelles anomalies et vous alertent pour prévenir la fraude au sein de votre organisation. 

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