Gestion des coûts en franchise : comment l'optimiser ?
Dans un contexte inflationniste et instable, la maîtrise des coûts au sein d’une enseigne est devenue un casse-tête et une priorité pour tous les franchiseurs. Les augmentations du prix des matières premières et des frais d’exploitation peuvent parfois remettre en cause le modèle économique de certaines enseignes. L’optimisation des coûts actionne deux axes majeurs : la proactivité qui permet d’anticiper et d’estimer les coûts et le suivi régulier qui permet de corréler les frais réels par rapport à ceux qui ont été budgétés en amont.
Anticiper les coûts de fonctionnement
La maîtrise des postes de charges commence par une étude et une planification de l’ensemble des frais généraux d’un point de vente en les analysant poste par poste. Cela permet d’effectuer un tour d’horizon des contrats en cours. Il faut se poser un certain nombre de questions. Nous pouvons fait une liste non exhaustive :
- Les contrats sont-ils toujours d’actualité ?
- Ont-ils été actualisés par rapport à l’activité de l’année de référence ?
- Peuvent-ils être renégociés ?
- Mutualisés avec d’autres membres d’un même réseau ?
- Existe-t-il des fournisseurs ou prestataires référencés au sein du réseau ?
- Est-il possible d’effectuer des achats groupés via des plateformes dédiées ?
- Sont-ils en adéquation par rapport aux moyennes des points de vente du réseau ?
Cela permet également de vérifier l’intérêt fondamental de certaines dépenses comme les frais de déplacement, ceux-ci ne peuvent-ils pas être remplacés en partie par des rendez-vous en visioconférence ?
En réalisant un check up des dépenses, la tête de réseau va également prendre en compte ces informations pour valoriser un chiffre d’affaires minimum à atteindre et une marge moyenne à réaliser pour estimer un niveau de rentabilité souhaité. Une mise à jour des prix de vente conseillés pourra aussi être opérée.
Le franchisé pourra, quant à lui, solliciter son expert-comptable pour la réalisation d’un budget. Ce travail d’équipe permet d’assurer la véracité des informations chiffrées estimées et de prendre en compte les actualités comptables et fiscales telles que les aides énergies, les aides à l’embauche…
Assurer un suivi régulier
Réaliser un budget sera encore plus utile si celui-ci est organisé et effectué mensuellement pour comparer le montant et l’origine des dépenses réelles générées par l’activité. Une comparaison doit aussi être appliquée entre les différents points de vente d’un réseau afin d’ajuster plus finement la voilure et de sensibiliser sans tarder, les managers ou directeurs d’exploitation.
Une analyse comparée du coût des matières réparties par univers ou par famille, des frais d’exploitation et de la masse salariale (coût horaire, C.A. par effectif ou par heure) est nécessaire pour assurer un pilotage optimal d’un centre de profit.
Il est également opportun de prendre en compte la saisonnalité de l’activité. Un caviste va consommer plus d’électricité l’été alors qu’un terminal de cuisson va en consommer plus l’hiver…
Le turn-over des équipes sera aussi un élément à surveiller. Il peut engendrer un dépassement du budget de la masse salariale du fait du temps de formation, coûts de rédaction des contrats de travail, fin des contrats…
Pour assurer une bonne maîtrise des coûts, il faut tout d’abord les recenser, les valider de par leur utilité et les mesurer. Ceci permet d’anticiper chaque besoin avec la réalisation d’un budget sur-mesure.
Être accompagné par un expert-comptable qui maîtrise les données et connaît l’activité du réseau apporte une valeur ajoutée non négligeable au suivi de gestion des coûts.
TGS France propose à tous ses clients un outil « Ma plateforme de pilotage » qui permet au dirigeant franchisé d’avoir un visuel mensuel sur son activité et sur ses dépenses. Simple et efficace, il permet à chaque responsable de comparer l’activité du point de vente par rapport au budget établi, à une période antérieure, en lien avec les données normatives du réseau.
Un échange est ensuite réalisé avec un conseiller TGS France afin de discuter des axes d’amélioration et des projets envisagés.
