Véhicule professionnel : quelle solution choisir ?
Vous avez besoin d’un ou de plusieurs véhicules professionnels pour vos déplacements professionnels et ceux de vos salariés, est-il préférable d’indemniser les kilomètres parcourus ou au contraire d’acquérir ou de louer des véhicules ? Chaque solution est à étudier en fonction du véhicule, des kilomètres parcourus dans l’année, etc. car, suivant la solution retenue, les impacts fiscaux ne sont pas les mêmes.
Vous hésitez à investir dans un véhicule professionnel ou utilitaire. Indemnisation des kilomètres parcourus, acquisition ou location… nous décryptons pour vous les impacts fiscaux de chacune de ces solutions.
1- Indemniser les kilomètres parcourus
Vous pouvez faire le choix de ne pas louer ou acquérir le ou les véhicules. Vous utiliserez votre véhicule personnel et vos salariés concernés feront de même et vous indemniserez les kilomètres parcourus au moyen d’un barème kilométrique qui sera fonction de la puissance du véhicule.
Que recouvre l’indemnité kilométrique ?
A peu près toutes les charges du véhicule (carburant, entretien, assurance, réparation, amortissement) à l’exception toutefois des frais de parking et de péage qui restent déductibles pour le montant réellement supporté à des fins professionnelles.
Points de vigilance
- La déductibilité fiscale des indemnités versées est plafonnée au barème fiscal des indemnités kilométriques
- Si vous versez une indemnité supérieure au barème fiscal des indemnités kilométriques la partie excédant le barème ne sera pas déductible de votre résultat fiscal
- De même la partie excédentaire sera considérée, sur le plan social, comme un avantage soumis à cotisations sociales
- Attention, si vous exercez votre activité professionnelle sous forme d’entreprise individuelle ou au sein d’une société de personnes
- Et si votre activité est commerciale, vous ne pouvez pas avoir recours au barème des indemnités kilométriques (sauf si vous réunissez les conditions de la comptabilité super-simplifiée). Donc seuls les frais réellement supportés sont déductibles.
- Et si votre activité est non commerciale (activité libérale), vous avez la possibilité de recourir à l’indemnisation des frais kilométriques sur la base du barème fiscal.
2- Faire l’acquisition des véhicules ou conclure des contrats de location
Acquérir un véhicule c’est se poser la question de l’investissement à réaliser et de son financement et de l’étalement de la charge dans le temps par la voie de l’amortissement.
Louer un véhicule avec ou sans option d’achat constitue un mode de financement du véhicule alternatif à son acquisition directe par autofinancement ou par le recours à l’emprunt bancaire.
Le choix sera fonction des paramètres financiers.
Mais au-delà des paramètres financiers, il convient de tenir compte des paramètres fiscaux :
- Si vous faites l’acquisition du véhicule, la charge sera comptablement étalée dans le temps par la voie de l’amortissement
- Si vous louez le véhicule, le loyer constituera une charge avec toutefois des retraitements potentiels en cas de premier loyer élevé
- En tout état de cause les amortissements ou loyers déductibles seront plafonnés. Plus le prix du véhicule sera élevé plus le montant de l’amortissement ou du loyer non déductible fiscalement le sera aussi.
- Il faut également se poser la question de la TVA déductible ou pas ? Et si la TVA n’est pas déductible, il y a de fortes chances que vous soyez soumis à la taxe sur les véhicules affectés à des fins économiques (ancienne taxe sur les véhicules de société).
Enfin, si le véhicule est utilisé en partie à des fins personnelles, un avantage en nature devra être constaté. Cet avantage se calculera dans la plupart des cas selon une méthode forfaitaire (9% du coût d’achat ou 30% du coût annuel de la location forfait passant à 12% ou 40% si l’entreprise prend en charge les frais de carburant) ou selon les dépenses réelles ce qui oblige à un décompte précis des kilomètres parcourus à titre professionnel et privé.
Cet avantage en nature sera soumis à charges sociales et constituera un revenu imposable dans les mains du bénéficiaire.
Si vous faites le choix de l’indemnisation des kilomètres parcourus :
- Mettez en place des notes de frais sur lesquelles seront reportées mois par mois la nature des déplacements effectués, le motif et le nombre de kilomètres parcourus,
- Comparez régulièrement avec une solution de location ou d’achat des véhicules pour vous assurer du choix de la solution la plus adaptée à votre situation,
- Vérifiez que les véhicules sont bien assurés pour des déplacements professionnels.
Si vous faites le choix de l’achat ou la location de véhicules :
- Assurez-vous régulièrement que les salariés conduisant des véhicules de l’entreprise ont bien la capacité de les conduire,
- Si vous souhaitez échapper à l’avantage en nature, vous devez formaliser par écrit une interdiction expresse d’utiliser le véhicule à des fins privées (notamment week-ends, jours fériés jours de repos et congés) et vous assurer du respect de cette interdiction par tous moyens adaptés.
En conclusion, il n’y a pas une solution à retenir systématiquement, il y a des solutions qui sont adaptées à chaque situation et seules des simulations chiffrées en fonction de vos propres paramètres sont de nature à déterminer la solution qui vous conviendrait le mieux ! Nous sommes à votre disposition pour aller plus loin et vous éclairer dans votre choix. Nous vous proposons notre solution Invest’Auto qui permet de faire un choix éclairé de la solution.
