Certificat relatif aux états financiers (CFS) des projets européens : mode d’emploi pour les bénéficiaires

Quand le CFS est-il obligatoire ?

Le CFS (Certificate of Financial Statement) s’applique à tout bénéficiaire ou entité affiliée dont le cumul des demandes de remboursement atteint ou dépasse 430 000 € sur l’ensemble du projet (tous coûts confondus, y compris les coûts indirects forfaitaires de 25 %).
Il doit être transmis avec le rapport financier final, dans un délai de 60 jours après la fin du projet.
Les coûts déjà contrôlés directement par la Commission européenne ne sont pas pris en compte dans ce calcul.

Quelle est la nature des travaux réalisés ?

Le CFS n’est pas un audit légal classique, mais une mission d’« agreed-upon procedures » : l’auditeur applique des tests factuels prédéfinis par la Commission européenne, sans formuler d’opinion d’audit.

Ces tests couvrent l’ensemble des catégories de dépenses :

• Coûts du personnel : recalcul des coûts horaires, vérification des contrats, rapprochement avec la paie et la comptabilité.
• Sous-traitance et tiers financeurs : examen des contrats, factures, preuves de paiement.
• Frais de déplacement : contrôle des justificatifs et cohérence avec les règles du programme.
• Immobilisations et autres biens et services : vérification des amortissements et factures d’achat.
• Conversions de devises : contrôle des taux appliqués.

Concrètement, 67 tests sont réalisés, regroupés en 19 procédures et 5 sections (personnel, sous-traitance, tiers financeurs, autres coûts directs, taux de conversion). Chaque test non applicable doit être justifié et documenté.
Des échantillonnages sont pratiqués (10 % des populations, avec un minimum de 10 pièces), couvrant par exemple les notes de frais, factures d’achat, contrats de sous-traitance, immobilisations ou décaissements hors zone euro.

4 bonnes pratiques à adopter en tant que bénéficiaire

1. Tenue et archivage rigoureux des pièces

Conservez tous les justificatifs (contrats, factures, relevés de temps, preuves de paiement) pendant au moins deux ans après le paiement final.

Documentez précisément le suivi des heures de travail des intervenants : le système de saisie des temps est un point de contrôle central.

2. Mise en concurrence systématique des achats

Chaque dépense significative doit démontrer la recherche du meilleur rapport qualité-prix (au moins 3 devis ou consultations).

3. Anticipation des contrôles de l’auditeur

Vérifiez la conformité de vos contrats de travail, conventions de sous-traitance et factures.

Préparez vos données par catégorie de coûts, prêtes à être rapprochées avec la comptabilité et les déclarations.

Identifiez en amont les zones sensibles (frais de personnel, facturation intra-groupe, change).

4. Respect des délais

Un dépôt tardif du CFS peut entraîner le remboursement total ou partiel de la subvention.

Points d’actualité à connaître

Les évolutions récentes d’Horizon Europe impactent directement le CFS :

• Seuil rehaussé : de 325 000 € (Horizon 2020) à 430 000 €.
• Nouveau modèle de CFS obligatoire depuis mars 2025 : plus de transparence et traçabilité, conforme au règlement financier UE 2024/2509.
• Champ élargi : toutes les catégories de coûts sont désormais couvertes.
• Eligibilité des frais d’audit : les honoraires liés au CFS sont éligibles et remboursables, sous conditions.

En résumé

• Le Certificat relatif aux états financiers est une étape clé pour sécuriser le financement des projets Horizon Europe.
• Il repose sur un audit factuel très encadré (67 tests sur 5 sections), appliqué selon des normes internationales (ISRS 4400, Code éthique IESBA, directives européennes).
• Sa réussite dépend d’une préparation rigoureuse : archivage, mise en concurrence, suivi des temps et anticipation des contrôles.
• Les évolutions récentes renforcent la vigilance nécessaire des DAF et chefs de projets.
• Bien anticipé, le CFS devient non pas une contrainte, mais une garantie de conformité et de sécurisation des financements européens.

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