Comment obtenir le remboursement de ses frais kilométriques avec un véhicule personnel ?

Utilisation d'un véhicule personnel pour des déplacements professionnels

Lorsqu'un salarié, un dirigeant ou un associé utilise son véhicule personnel dans le cadre de son activité professionnelle, il peut obtenir le remboursement des frais engagés à cette occasion.

Ces frais concernent notamment :

• les déplacements chez un client ;
• les rendez-vous fournisseurs ;
• les visites de chantier ;
• les déplacements entre plusieurs sites d'une même entreprise ;
• les missions professionnelles ponctuelles.

Il est important de noter que les trajets entre le domicile et le lieu habituel de travail obéissent à des règles particulières.

Deux méthodes pour rembourser les frais de véhicule

1. Le remboursement des frais réels

L'entreprise rembourse les dépenses réellement supportées :

• carburant ;
• assurance ;
• entretien ;
• réparations ;
• pneumatiques ;
• péages ;
• stationnement.

Cette méthode implique de conserver tous les justificatifs et de déterminer précisément la part d'utilisation professionnelle du véhicule.

2. L'indemnité kilométrique

La méthode la plus couramment utilisée consiste à appliquer le barème kilométrique publié par l'administration fiscale.

Le montant de l'indemnité est calculé selon :

• la puissance fiscale du véhicule ;
• le nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel sur l'année.

Cette solution simplifie la gestion administrative puisque le collaborateur n'a pas à justifier chacune des dépenses liées au véhicule.

Quels justificatifs conserver ?

Pour sécuriser les remboursements en cas de contrôle, il est recommandé de tenir un relevé détaillé comprenant :

• la date du déplacement ;
• le motif professionnel ;
• le nom du client ou du fournisseur rencontré ;
• le lieu de départ et d'arrivée ;
• le nombre de kilomètres parcourus.

Ces éléments permettent de démontrer le caractère professionnel des déplacements.

Cas particulier des entrepreneurs individuels

Les entrepreneurs individuels relevant du régime des BIC ne peuvent pas toujours appliquer les mêmes règles de remboursement. Selon leur situation fiscale, les frais de véhicule peuvent devoir être déduits pour leur montant réel, en proportion de l'utilisation professionnelle du véhicule.

Faire appel à un expert-comptable

Le choix entre frais réels et indemnités kilométriques peut avoir un impact important sur la fiscalité du dirigeant et de l'entreprise. Un expert-comptable peut vous accompagner pour déterminer la solution la plus avantageuse et sécuriser vos remboursements.