Exonération des indemnités kilométriques : conseils pratiques pour les employeurs !

Justification des kilomètres parcourus

Pour bénéficier de l’exonération des indemnités kilométriques, l’employeur doit pouvoir justifier deux éléments principaux :

1. le nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel chaque année,
2. la puissance fiscale du véhicule utilisé.

Les relevés des kilomètres professionnels doivent être détaillés, incluant les dates, lieux et motifs des déplacements.

Il est recommandé de conserver dans les dossiers du personnel une copie de la carte grise de chaque véhicule utilisé, afin de vérifier l’identité du propriétaire. En effet, il peut s’agir :

• un véhicule dont votre salarié ou, le cas échéant, l’un des membres de son foyer fiscal, est personnellement propriétaire ;
• un véhicule dont votre salarié est copropriétaire (exemple : véhicule acquis par un des partenaires après conclusion d’un PACS, présumé indivis par moitié si l’acte d’acquisition n’en dispose pas autrement) ;
• un véhicule que votre salarié loue. Dans ce cas, le loyer payé au titre de la location est couvert par le barème kilométrique et ne peut donc pas être déduit en plus de celui-ci ;
• un véhicule qui lui a été prêté gratuitement s’il peut justifier qu’il prend effectivement en charge sa quote-part* des frais de véhicule couverts par le barème kilométrique à proportion de son usage professionnel.

* Par exemple : dépréciation du véhicule, frais d’achat des casques et protections, frais de réparation et d’entretien, dépenses de pneumatiques, primes d’assurance, consommation de carburant ( essence, électricité, etc ). Cette quote-part des frais peut être calculée en comparant la distance parcourue à titre professionnel avec la distance totale parcourue par le véhicule au cours de l’année d’imposition.

Éléments couverts par l’Indemnité Kilométrique

Rappelons que l’Indemnité kilométrique a pour objectif de couvrir divers frais pour le salarié, notamment :

• La dépréciation du véhicule,
• Les dépenses liées à la réparation et à l’entretien,
• Les coûts des pneumatiques,
• La consommation de carburant,
• Les primes d’assurance.

Couverture d’assurance

Assurez-vous que l’assurance personnelle du salarié couvre les déplacements professionnels ou envisagez une assurance entreprise spécifique pour les trajets effectués avec un véhicule personnel à titre professionnel. Cette étape est cruciale pour éviter toute complication en cas d’incident survenant pendant un déplacement professionnel.

Conservation des justificatifs

Enfin, gardez une trace de tous les documents justificatifs liés aux frais de déplacement professionnel. Cela inclut les relevés kilométriques, les factures d’entretien, les contrats de location de véhicule, les attestations d’assurance, etc.

En respectant ces conseils et en veillant à une documentation adéquate, vous pouvez optimiser l’exonération des indemnités kilométriques tout en restant conforme aux exigences légales. Cela contribue non seulement à réduire les risques de redressements URSSAF, mais aussi à garantir une gestion transparente et responsable des frais professionnels pour votre entreprise et vos employés.