Messageries instantanées en entreprise : quels risques ?

Avec la crise sanitaire et la succession des confinements, de nouveaux outils collaboratifs et solutions de travail à distance ont vu le jour. Par exemple, les messageries instantanées telles que « Whatsapp » ou encore « Messenger » sont maintenant fréquemment utilisées dans le milieu professionnel. Attention, ce mode de communication peut générer des contentieux et votre responsabilité peut être engagée. Zoom sur les risques liés à l’utilisation des messageries instantanées entre employeurs et salariés.

Messageries instantanées et droit à la déconnexion

Le droit à la déconnexion, prévu par loi Travail depuis 2016, a pour objectif d’assurer le respect des temps de repos et de congés ainsi que de la vie personnelle et familiale. Il s’agit notamment du droit pour tout salarié de ne pas être connecté à un outil numérique professionnel (smartphone, ordinateur, tablette, messagerie, logiciels, etc.) en dehors de son temps de travail. Cette problématique est d’autant plus actuelle en raison du développement de nouveaux modes de travail : télétravail, travail “nomade”…

Dès lors que l’employeur envoie des messages en dehors du temps de travail, la séparation entre vie privée et vie professionnelle n’est plus assurée. C’est pourquoi l’usage de la messagerie professionnelle le soir ou lors des jours de repos doit être justifié par l’urgence, la gravité ou l’importance exceptionnelle du sujet traité.

• La loi Travail oblige également toutes les entreprises de plus de 50 salariés à négocier des règles de déconnexion dans le cadre de la NAO (négociation annuelle obligatoire) sur l’égalité professionnelle, la qualité de vie et les conditions de travail (QVCT).
• Pour les entreprises de moins de 50 salariés, la rédaction d’une charte de déconnexion est conseillée. Cette charte peut notamment faire apparaitre les bonnes pratiques en termes de communication aux salariés et d’utilisation des SMS et applications de messagerie instantanée.

En cas de non-respect du droit à la déconnexion, votre responsabilité en matière de santé-sécurité au travail peut être engagée.

Messageries instantanées et RGPD

L’utilisation d’une messagerie instantanée entre employeurs et salariés suppose également de prendre les mesures nécessaires quant à la confidentialité des données sensibles. En effet, un message envoyé sur une messagerie instantanée n’est plus maitrisé par son expéditeur. Il peut alors faire l’objet d’une récupération par des tierces personnes sans aucun lien avec les interlocuteurs initiaux.

Les messageries instantanées peuvent également être la source de virus, et compromettre les données personnelles de vos salariés. Vos obligations au regard de la protection des données (RGPD) ne seraient donc plus remplies. C’est pourquoi, il est important de demander conseil à un professionnel pour le choix d’une messagerie instantanée d’entreprise respectant les lois RGPD.

En conclusion, les messageries instantanées doivent donc être utilisées à bon escient ! Elles ne sauraient se substituer à une communication respectant la bonne application du Code du travail.

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