Combien de temps l’employeur doit-il conserver les bulletins de salaire ?
Fiche de paie, bulletin de salaire, feuille de paye… peu importe comment vous le nommez au sein de votre entreprise, ce document fait l’objet d’une réglementation stricte !
Sa durée légale de conservation minimale par l’entreprise est ainsi définie dans le Code du travail.
Durée légale de conservation des fiches de paie
Selon la loi, le délai de conservation des bulletins de salaire par l’employeur est de 5 ans minimum.
En ce qui concerne les bulletins de paie dématérialisés, l’employeur doit les rendre disponibles pour ses salariés :
- soit pendant une durée de 50 ans ;
- soit jusqu’à 6 ans après le départ à la retraite du salarié.
Quant aux salariés, il leur est recommandé de conserver leurs fiches de paie sans limitation de durée. Une mention en ce sens doit d’ailleurs obligatoirement figurer sur le bulletin de salaire.
Quelles sont les sanctions encourues ?
Lors d’un contrôle par l’inspection du travail, l’employeur doit être en mesure de présenter une copie électronique ou papier des bulletins de salaire de tous ses employés.
En cas de manquement à cette obligation, l’employeur est passible d’une amende pouvant atteindre 450 € par bulletin manquant.
Afin de faciliter la transmission, la conservation et l’archivage des fiches de paie, l’employeur peut utiliser un coffre-fort électronique.
L’utilisation d’un coffre-fort électronique permet à l’utilisateur de récupérer à tout moment l’intégralité de ses bulletins de paie émis sous forme électronique, sans manipulation complexe ou répétitive, et dans un format électronique structuré et couramment utilisé, conformément à la législation en vigueur.
L’offre d’externalisation de la paie TGS France inclut automatiquement un coffre-fort électronique. C’est une solution en ligne reconnue et sécurisée permettant à vos salariés de stocker leurs bulletins de salaire en toute sécurité.