Comment externaliser la gestion de la paie ?
L’externalisation de la paie consiste à déléguer à une entreprise externe la gestion de sa paie. Au vu de la réglementation sociale de plus en plus complexe et de son évolution permanente, l’externalisation de la paie représente une solution intéressante pour les entreprises ne disposant pas de gestionnaire de paie.
L’outsourcing de la paie s’avère être un réel axe stratégique puisqu’il confère de nombreux avantages à ses utilisateurs : gain de temps et d’efficacité, maîtrise des coûts, simplification des prises de décisions…
Après avoir défini ce qu’est l’externalisation de la paie et pourquoi y recourir, nous vous présentons aujourd’hui plus concrètement comment la mettre en place.
Externaliser la gestion de la paie : le choix du prestataire
L’outsourcing de la paie est essentiel lorsqu’une entreprise souhaite se concentrer sur son cœur de métier ou lorsque sa taille ne lui permet pas d’embaucher un gestionnaire de paie. Une entreprise souhaitant externaliser sa paie doit tout d’abord définir ses besoins. Pour cela, elle peut choisir de mener une étude économique. Celle-ci a pour objectif de comparer les coûts engagés par la gestion de la paie en interne et ceux qu’elle générera une fois externalisée. De plus, cette étude vous permettra de mieux définir vos besoins, et de trouver la solution qui vous convient le mieux.
Définir ses besoins permet de choisir un niveau d’externalisation, et de se diriger vers une externalisation partielle ou totale de la paie.
L’externalisation partielle permet à l’employeur de garder le contrôle sur la paie, il ne délègue qu’une partie du processus de gestion de la paie. Ici, le prestataire apporte une assistance administrative. À l’inverse, l’externalisation totale permet à l’employeur de déléguer l’ensemble de la gestion de la paie.
Que l’externalisation soit partielle ou totale, les entreprises peuvent choisir de se tourner vers différents prestataires :
- Gestionnaire de paie indépendant
- Cabinet spécialisé dans l’externalisation de la paie
- Cabinet comptable
- Éditeur de logiciel de paie ou de solution SIRH
Avant de faire votre choix, n’hésitez pas à comparer la qualité des services, les références, et les engagements des différents prestataires.
Création du dossier et cahier des charges
Après avoir fait le choix du prestataire, il faut préparer le transfert de votre dossier. Celui-ci doit être composé de plusieurs éléments et documents nécessaires au bon démarrage de la prestation :
- Le nombre de salariés et la nature des contrats (CDD, CDI, contrats particuliers),
- Les conventions collectives applicables,
- Les accords collectifs ou les règles de paie,
- Le dossier de chaque salarié comprenant ses données personnelles ainsi que le contrat de travail,
- Les coordonnées des caisses URSAF, de prévoyance, de mutuelle et de retraite.
Pour entretenir de bonnes relations avec votre prestataire, il est également important de définir un interlocuteur clé. Il s’agit de la personne dans l’entreprise qui sera l’interlocuteur privilégié pour échanger avec le prestataire et les salariés sur les questions de paie.
L’interlocuteur s’occupe de rédiger un cahier des charges pour y préciser les différentes tâches déléguées ainsi que leur ordre de priorité. Ce document est indispensable si vous souhaitez éviter toute erreur, surprise ou confusion lors du traitement de la paie par votre prestataire.
Externaliser la gestion de la paie : transmission des éléments et traitement
Une fois le transfert du dossier réalisé, l’interlocuteur clé transmet au prestataire, chaque mois et à une date précise, les éléments indispensables pour réaliser la paie :
- Les primes
- Les frais professionnels
- Les heures supplémentaires
- Les augmentations
- Les embauches
- Les arrêts de travail
- Les accidents du travail
- …
Une fois la paie finalisée et validée par le client, le prestataire transmet les bulletins de salaire. C’est l’entreprise elle-même qui se charge d’effectuer les virements à ses salariés. Concernant les déclarations sociales, celles-ci sont envoyées chaque mois, directement par le prestataire via la DNS.
La prestation ne s’arrête pas au traitement de la paie, elle doit également comprendre un suivi régulier. L’idée est de fluidifier les échanges pour éviter toute confusion entre les deux parties. Ces entretiens permettent aux entreprises clientes d’établir des indicateurs afin d’analyser et de mesurer la qualité du service fourni.
Pour conclure, l’externalisation de la paie constitue une solution très simple à adopter. Après avoir choisi votre prestataire et fixé les conditions avec lui, vous n’avez plus qu’à lui envoyer les éléments nécessaires. De plus, les prestataires sont en mesure de compléter votre prestation en vous proposant d’externaliser l’ensemble des processus RH de votre entreprise. Certains peuvent par exemple prendre en charge la gestion administrative du personnel (rédaction des contrats de travail, gestion de la médecine du travail, etc.), ou fournir des conseils en droit social.