Qu'est-ce que l'externalisation de la paie ?
Chaque mois, des millions de bulletins de salaire sont édités. Néanmoins, au vu de la réglementation de plus en plus complexe et en constante évolution, tout le monde ne peut plus s’improviser gestionnaire de paie.
Un gestionnaire de paie prépare les bulletins de paie en regroupant l’ensemble des éléments de rémunération des salariés d’une entreprise. Parmi ces éléments, il y a le salaire de base, le décompte des absences, ou encore les heures supplémentaires. Réaliser un bulletin de paie requiert de réelles connaissances et compétences à la fois fiscales, sociales ou encore administratives.
Les entreprises ne disposant pas de gestionnaire de paie en interne peuvent alors choisir d’externaliser leur paie. L’externalisation, ou l’outsourcing de la paie, consiste à faire appel à un prestataire externe pour lui confier la gestion de la paie de son entreprise.
Les différents niveaux d’externalisation de la paie
Externaliser la gestion de la paie n’est pas un acte anodin pour une entreprise. La politique de gestion de la paie est considérée comme un véritable axe stratégique, il faut donc choisir le prestataire et les services qui correspondront le mieux à votre entreprise, et à ses besoins.
L’externalisation de la paie permet à l’employeur de :
- Ne plus gérer l’édition des bulletins de paie,
- Se décharger des déclarations sociales.
Plusieurs activités d’une entreprise peuvent être externalisées. À titre d’exemple, un employeur peut choisir d’externaliser l’ensemble des processus RH de son entreprise, on parle alors d’externalisation RH. Concernant la paie, il existe deux niveaux différents d’externalisation.
L’externalisation partielle de la paie
Ici, l’employeur garde le contrôle de sa paie. Il délègue seulement une partie du processus de gestion de la paie. Le prestataire propose alors une assistance administrative.
Dans la plupart des cas, il fournit à ses clients un outil pour faciliter sa gestion par l’intégration de logiciels de paie et SIRH. Ce type d’outil génère des bulletins de paie en entrant simplement les données nécessaires dans le logiciel. L’externalisation partielle permet alors à l’employeur de gagner en temps et en simplicité.
Il existe plusieurs types de logiciels de gestion de la paie, nous pouvons par exemple citer SILAE, qui est l’un des logiciels de paie les plus connus et privilégiés sur le marché.
L’externalisation totale de la paie
L’employeur peut également décider d’externaliser complètement sa paie en la confiant à une entreprise extérieure (société spécialisée, ou cabinet d’expert-comptable).
Ici, l’employeur ne s’occupe plus de rien. Il doit simplement transmettre tous les documents nécessaires à son prestataire, en temps et en heure, pour recevoir ensuite les bulletins de ses salariés.
L’externalisation totale de la paie suggère de trouver un prestataire de qualité, et d’entretenir une communication régulière avec lui (pour éviter les erreurs de traitement).
Note : Si l’entreprise choisit l’externalisation totale de la paie, alors la réalisation et le contrôle de la paie ne sont plus de sa responsabilité. Celle-ci appartient au prestataire.
Ainsi, en cas de contrôle Urssaf ou condamnation prudhommale, la responsabilité revient au prestataire.
Néanmoins, l’entreprise est responsable des éléments qu’elle lui transmet. En cas d’erreur due à une information manquante ou mauvaise, c’est bien l’entreprise elle-même qui est responsable, elle ne peut accuser son prestataire.
Externalisation de la paie : les missions du prestataire
L’outsourcing de la paie suggère que le prestataire s’occupe de produire la paie des salariés, de la saisie, jusqu’au contrôle de l’exactitude des informations. Ainsi, lors du traitement de la paie, le prestataire s’occupe également de :
- La gestion des arrêts de travail,
- La saisie des embauches,
- La saisie des éléments variables de paie,
- La gestion du solde tout compte,
Le prestataire se charge également des déclarations sociales. Il déclare les données sociales, via la DSN, aux différents organismes référents : l’Urssaf, caisse de retraite, etc.
Le gestionnaire de paie externe doit s’assurer que l’entreprise cliente respecte les normes en vigueur (anciennes et nouvelles). Ses compétences législatives doivent permettre à son client d’éviter les erreurs, et les sanctions. Pour cela, le prestataire peut devenir un réel conseiller en droit social. Il permet alors à son client de suivre les évolutions de la réglementation sociale, tout en comprenant ses enjeux.