Facture électronique : quels sont les formats et normes applicables ?

Aujourd’hui, si la production d’une facture est obligatoire entre professionnels, sa forme et son mode de transmission sont pour l’instant libres :

• Le format peut être papier (qu’il soit manuscrit ou imprimé) ou numérique (Word, Excel, PDF, JPEG…)
• Le mode de transmission est également libre : manuel, courrier, mail, fax, schéma EDI…
• La règlementation impose certaines mentions obligatoires sur les factures, mais pas de forme à respecter impérativement.

Avec le nouveau régime de la facturation électronique applicable progressivement à compter de septembre 2026, le mode de réception et de transmission ne sera plus libre, et le format non plus ! Les professionnels ne pourront plus échanger des factures aux formats Word, Excel ou papier… C’est donc un grand changement qui s’annonce pour les entreprises !

Facture électronique : 3 formats possibles

Une facture électronique se définit comme une facture créée, émise, reçue et archivée sous forme électronique normalisée et structurée. Cette forme est définie par le décret n°2022-1299 du 7 octobre 2022 et son arrêté.

Trois formats de factures seront acceptés par l’Administration :

1. Factur-X (format mixte composé d’un fichier de données structuré au format XML et d’un fichier PDF)
2. Universal Business Language (UBL)
3. Cross Industry Invoice (CII)

Seuls ces 3 formats sont conformes à la norme européenne EN1693, car ils permettent d’encoder les données de la facture avec une représentation structurée, normée et hiérarchisée aux yeux de l’administration.

Le format Factur-X a été retenu par la France et l’Allemagne, car il a l’avantage d’associer un document PDF (lisible par les hommes) à un document XML (lisible par les machines). C’est pourquoi ce format est privilégié par les éditeurs de logiciels de facturation.

• Le PDF : c’est une représentation de la facture originale offrant une lisibilité des informations similaires à celle d’une facture au format papier.
• Le fichier XML : il regroupe les données structurées pour automatiser l’analyse, le traitement et l’intégration comptable de la facture émise dans le logiciel de facturation sans intervention humaine.

Afin de transmettre leurs factures au bon format, les entreprises passeront par les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP), des Opérateurs de Dématérialisation (OD) ou directement par le PPF. Ces plateformes devront respecter les normes de la facturation électronique.

Seul les PDP pourront à la fois router les factures directement aux clients et communiquer les informations nécessaires à l’Administration Fiscale.