Quels sont les différents statuts d'une facture électronique ?

La réforme de la facturation électronique, est en vigueur depuis le 1er septembre 2026 en France. Elle impose un suivi précis du cycle de vie des factures grâce à des statuts transmis entre les parties prenantes et l'administration fiscale. Ces statuts permettent de connaître à tout moment l’avancement du traitement d’une facture, de son émission à son paiement.

Réception de factures électroniques : deux phases à distinguer

Le parcours de votre facture se divise en deux phases distinctes :

La phase de transmission : les plateformes agréées créent ces statuts pour le vendeur et l’acheteur utilisent ces statuts pour suivre l’acheminement technique et réglementaire de la facture, de son dépôt jusqu’à sa mise à disposition.
La phase de traitement : le vendeur et l’acheteur utilisent ces statuts pour suivre l’acheminement technique et réglementaire de la facture, de son dépôt jusqu’à sa mise à disposition. Le parcours habituel d’une facture organise le traitement métier de la facture : contrôle, demande de complément, approbation, paiement et encaissement.

Les statuts obligatoires

Les factures électroniques devront être tagguées en fonction de leur statut.

Il y a quatre statuts obligatoires :

Déposée : la facture a bien été envoyée sur la plateforme.
Rejetée : elle a été refusée pour cause d’erreur technique ou de non-conformité.
Refusée : elle a été rejetée par le client pour une raison commerciale (erreur de prix, de quantité, etc.).
Encaissée : la facture a été payée.

Le parcours de vos factures électroniques

Facture électronique, Accompagnement TGS France, TPE

Les statuts recommandés (facultatifs mais utiles) :

Certaines plateformes ajoutent des statuts intermédiaires comme :

En attente de validation
Acceptée par le client
Mise en paiement
En retard de paiement
En litige
Clôturée

Ces statuts ne sont pas obligatoires, mais ils offrent une meilleure visibilité sur le traitement des factures et facilitent le suivi comptable.

Factures électroniques : le fonctionnement des statuts

Quelle est l'utilité des statuts liés aux factures électroniques ?

Pour les entreprises : meilleure visibilité sur l’état des factures, anticipation des litiges, optimisation de la trésorerie.
Pour l’administration : contrôle facilité, lutte contre la fraude, pré-remplissage de la déclaration de TVA.

En résumé, le suivi des statuts dans la facturation électronique permet une gestion transparente, sécurisée et conforme à la réglementation du processus de facturation.

Comment réagir face aux différents statuts ?

Identifier le statut et votre rôle : avant d’agir, vérifiez le statut exact de la facture et si vous intervenez en tant que vendeur ou acheteur. Les actions à mener ne sont pas les mêmes.
Lire le motif associé : en cas de rejet, refus, litige ou suspension, consultez toujours le motif indiqué. C’est lui qui permet de comprendre l’anomalie et de choisir la bonne action.
Ne pas corriger ou recréer trop vite : ne créez pas automatiquement une nouvelle facture. Selon la situation, il peut être nécessaire de réaliser une annulation interne, d’émettre un avoir ou une facture rectificative.
Conserver les justificatifs : gardez une trace du statut, du motif et des échanges associés avec les pièces comptables et commerciales.
En cas de doute, contacter TGS France : avant toute annulation comptable, émission d’un avoir, facture rectificative ou contestation d’un refus, rapprochez-vous de votre interlocuteur TGS France afin de sécuriser le traitement comptable et fiscal.

Les 3 réflexes à retenir

Statut "rejetée" : La facture n’est pas arrivée au client. Il faut donc la corriger, l'annuler en interne et créer une nouvelle facture.
Statut "refusée": Vérifier le motif : accepter le refus ou le contester rapidement.
Statut "en litige" : Echanger avec le client et déterminer la régularisation adaptée : avoir ou facture rectificative.

Facture électronique : l'essentiel en vidéo !

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