Recruter votre premier salarié !

Votre carnet de commande augmente ? Vous avez besoin d’une nouvelle compétence pour diversifier votre activité ? Le recrutement du premier salarié est une étape importante dans la vie d’une entreprise. Outre ses répercutions financières, elle a également des conséquences organisationnelles et juridiques. Alors quelles sont les démarches à effectuer pour une première embauche ?

Avant l’embauche

Il faut tout d’abord savoir qu’il existe différentes aides pour épauler financièrement le dirigeant d’entreprise dans sa création de poste.

Deux types d’aides existent : 

• Les exonérations ou allègements de charges sociales mises en œuvre notamment dans certaines zones du territoire : zones de redynamisation urbaine (ZRU), zones de revitalisation rurale (ZRR), zones franches urbaines (ZFU), …
• Les contrats de travail aidés (contrat unique d’insertion, contrat de professionnalisation…) susceptibles d’être proposés à certains salariés et ouvrant le droit, selon le contrat, à des exonérations de cotisations, des primes, des aides à la formation…

Il existe également un dispositif général d’allègement des cotisations patronales de sécurité sociale sur les bas et moyens salaires (réduction dite « Fillon »), applicable à toutes les entreprises.

Après avoir défini vos besoins (CDI, CDD, contrat saisonniers, extra, etc.) et vous être assurez de la fiabilité financière de ce projet, il est important de s’atteler à la rédaction de la fiche de poste de l’emploi concerné. Ce document support précise les tâches et missions, le niveau de décision du salarié, ainsi que le profil recherché.

La rédaction du contrat de travail est ensuite une phase essentielle et qu’il définit notamment la durée du travail, les horaires de travail, le montant de la rémunération, ou encore les objectifs. La fiche de poste sera ensuite jointe au contrat de travail. Le contrat de travail existe dès l’instant où une personne (le salarié) s’engage à travailler, moyennant rémunération, pour le compte et sous la direction d’une autre personne (l’employeur). Attention : le contrat de travail peut exister par le seul fait de l’engagement de l’employeur vis-à-vis d’une personne à travers une promesse d’embauche par exemple.

La formalisation de ces documents vous aidera à recruter le profil adapté à vos besoins.

Après l’embauche

Une fois la phase de recrutement terminée, avec l’intégration d’un nouvel employé au sein de votre entreprise les obligations administratives et juridiques continuent ! Il convient en effet de préparer votre déclaration préalable à l’embauche (DPAE).La DPAE permet d’effectuer en une seule démarche les formalités suivantes :

• La demande d’immatriculation de l’employeur à la sécurité sociale,
• La demande d’immatriculation du salarié à la sécurité sociale ou au régime des salariés agricoles s’il s’agit de son premier emploi.
• La demande d’affiliation au régime d’assurance chômage,
• La demande d’adhésion à un service médical du travail ainsi que la demande pour la visite médicale d’embauche.

La DPAE doit être adressée au plus tôt 8 jours avant l’embauche à l’Urssaf, qui retransmet à son tour les informations à chaque organisme concerné.

Il conviendra également d’immatriculer votre nouveau salarié auprès d’une caisse de retraite complémentaire et d’informer l’inspecteur du travail de votre première embauche.

Une fois ces formalités accomplies, la mise en place d’un suivi administratif rigoureux est essentielle. Ce suivi comprend notamment :

• La tenue d’un registre unique du personnel qui permet d’assurer la transparence des emplois dans chaque entreprise.
• La gestion des bulletins de paie ainsi que la mise en place d’un livre de paie
• La tenue d’un registre des observations et mises en demeure où figurent les observations et mises en demeure des agents de l’inspection du travail.
• La tenue d’un document unique d’évaluation des risques qui répertorie tous les dangers pour la sécurité et la santé des salariés et analyse les risques.

Ces formalités d’embauche sont simplifiées pour les petites entreprises grâce au TESE (Titre emploi-service entreprise), qui permet de s’acquitter simplement des principales obligations administratives liées au recrutement et à l’emploi d’un salarié.

Lorsqu’un créateur d’entreprise recrute un salarié dès le démarrage de son activité, la plupart des démarches administratives sont prises en charge par le centre de formalités des entreprises (CFE). Lorsqu’il démarre seul et décide par la suite d’embaucher un salarié, il doit accomplir lui-même ces formalités d’embauche. La mauvaise application du Code du travail peut entraîner de lourdes sanctions, alors n’hésitez pas à vous faire accompagner pour recruter.