Facture électronique : comment gérer vos notes de frais ?

La réforme de la facturation électronique concerne aussi les frais professionnels engagés par les salariés ou les dirigeants et remboursés ultérieurement par l'entreprise.

Quels sont les frais concernés ?

Les notes de frais regroupent les dépenses professionnelles avancées par un salarié ou un dirigeant, engagées dans l’intérêt de l’entreprise et remboursées par celle-ci :

• Les frais de repas et d’hébergement
• Les frais de déplacement : les indemnités kilométriques, les frais de péage et de carburant, les billets de train, avion…
• Les frais de stationnement
• Les frais liés à l’exercice de missions professionnelles, comme l’achat de fournitures, les frais de télécommunication ou de représentation

Les 3 situations possibles

Trois situations peuvent se présenter dans le cadre de la gestion des notes de frais :

1. La facture est établie au nom de l'entreprise

Un salarié achète par exemple du matériel important (ex: ordinateur, outillage) et demande une facture au nom de l'entreprise. Celle-ci devra, à terme, transiter par une Plateforme Agréée (PA) sous format électronique structuré, dans le cadre du e-invoicing et ce même si le paiement a été avancé par le salarié.

2. La facture est établie au nom du salarié

L’opération est alors considérée comme une opération BtoC. Le fournisseur n’a pas à émettre une facture électronique mais devra déclarer la transaction dans le cadre du e-reporting. L’entreprise se contentera de son côté d’un justificatif pour le remboursement du salarié.

3. Le ticket de caisse sans facture ni mention du client

Pour les frais courants (repas, carburant, parking…), le fournisseur n'émet pas de facture électronique complexe, mais un ticket (papier ou dématérialisé). Pour ce dernier, ces transactions entrent dans le champ du e-reporting. Pour vous en tant qu’entreprise, il n’y pas de changement avec la réforme de la facture électronique. La transaction doit être déclarée en comptabilité.

Les actions à réaliser

Préparez-vous à recevoir des factures électroniques

Vos collaborateurs avaient l’habitude de régler des dépenses via des factures au nom de l’entreprise ? Comme nous l’avons vu précédemment, ces factures entrent bien dans le champ de l’e-invoicing devrez donc vous équiper d’une plateforme agréée ou d’une solution compatible pour les réceptionner.

Professionnalisez la gestion de vos notes de frais

Les tickets ou reçus ne vous imposent pas de nouvelles obligations avec la réforme. Néanmoins, si ce n’est pas déjà fait, nous vous recommandons de vous équiper d’une solution professionnelle de gestion des notes de frais, encore plus si celle-ci est associée à une application mobile.

Fonction clef à vérifier : l'application doit garantir la numérisation à valeur probante pour vous permettre de détruire les tickets papier légalement.

Connectez vos outils

Assurez-vous que votre application de notes de frais est connectée à votre logiciel de comptabilité (ou à celui de votre cabinet comptable) ou à votre Plateforme Agréée. L'objectif est que les données des notes de frais remontent au même endroit que vos factures fournisseurs classiques.

Les risques en cas de non-conformité

Risque de redressement

C'est le risque n°1. En cas de contrôle fiscal ou URSSAF, si le justificatif papier est absent et que la version numérique n'est pas à "valeur probante" (simple photo), la dépense est rejetée. Conséquences : la TVA déduite est rappelée, et la dépense peut être requalifiée en avantage en nature pour le dirigeant ou le salarié (soumis à cotisations sociales).

Risque financier : TVA non récupérée

Sur les petits tickets, la TVA est souvent négligée ou mal calculée. Sans outil digital capable de lire le ticket (OCR), de nombreuses TPE "oublient" de récupérer la TVA sur les repas ou le carburant. Sur un an, cela peut représenter une perte de trésorerie significative.

Risque organisationnel : perte de temps

Traiter des notes de frais papier est chronophage et source d'erreurs (doublons, tickets illisibles). Dans un contexte où la facturation électronique accélère tout, conserver un processus manuel pour les frais crée un "goulot d'étranglement" administratif.

Le conseil de TGS France

Pour vos frais réguliers (abonnement téléphonique pro, fournisseurs de matériaux…), ne payez pas en notes de frais mais passez ces fournisseurs en compte professionnel afin de recevoir de vraies factures électroniques de leur part. Vous simplifierez ainsi la récupération de la TVA et l’automatisation comptable !

Avec notre pack conformité, nous vous accompagnons dans la mise en place de la facturation électronique au sein de votre entreprise.