Gestion des entretiens : bonnes pratiques et outils RH
Les entretiens permettent de faire le point sur les réalisations, les objectifs et les perspectives d'évolution, mais aussi de renforcer la relation entre le manager et le collaborateur. Cependant, pour que ces entretiens soient efficaces et constructifs, il est important de suivre certaines bonnes pratiques.
Dans cet article, nous vous proposons de découvrir les meilleurs pratiques et outils en matière de gestion des entretiens.
Les différents types d'entretien
Il existe une large palette d’entretiens avec un ou plusieurs salariés en entreprise, chacun ayant des objectifs spécifiques.
| Type d'entretien | Objectif |
|---|---|
| Entretien annuel d'évaluation | Évaluer les performances du collaborateur sur l'année écoulée et définir de nouveaux objectifs pour l'année à venir. |
| Entretien professionnel | Faire le point sur les compétences et les perspectives d'évolution professionnelle du collaborateur. |
| Entretien de recrutement | Évaluer les compétences et la motivation d'un candidat pour un poste à pourvoir. |
| Entretien de suivi | Suivre l'avancement des actions décidées lors d'un entretien précédent et ajuster les objectifs si nécessaires. |
| Entretien de départ | Recueillir les feedbacks d'un collaborateur qui quitte l'entreprise et comprendre les raisons de son départ. |
| Entretien de résolution de problème | Résoudre un problème rencontré par le collaborateur dans l'exercice de ses fonctions. |
| Entretien de médiation | Résoudre un conflit entre deux collaborateurs en présence d'un médiateur. |
Il existe également d'autres types d'entretiens, tels que l'entretien de fin de carrière, l'entretien de mobilité interne, l'entretien de formation, etc. Les types d'entretiens varient en fonction des objectifs visés et des besoins de l'entreprise.
Préparer l'entretien en amont
La préparation de l'entretien est une étape essentielle pour garantir son succès. Elle permet de définir les objectifs de l'entretien, de rassembler les informations nécessaires et de préparer les questions à poser.
- Définir les objectifs de cet échange : il peut s'agir d'évaluer les performances du collaborateur, de faire le point sur ses compétences, de définir de nouveaux objectifs ou encore de discuter de son évolution professionnelle.
- Rassembler les informations nécessaires pour l'entretien : il peut s'agir des résultats obtenus par le collaborateur, des évaluations précédentes, des compte-rendu d'entretiens précédents, etc. Ces informations servent à préparer des questions pertinentes et disposer d'éléments concrets pour évaluer les performances du collaborateur.
- Préparer les questions à poser : les questions doivent être ouvertes, c'est-à-dire qu'elles doivent permettre au collaborateur de s'exprimer librement et donner son point de vue. Il est également important de prévoir des questions sur les réalisations du collaborateur, ses compétences, ses objectifs et ses perspectives d'évolution.
Mener l'entretien de manière efficace
Une fois l'entretien préparé, il est important de le mener de manière efficace pour garantir son succès. Voici quelques bonnes pratiques à suivre :
- Créer un climat de confiance : le manager doit créer un climat de confiance avec le collaborateur, en étant à l'écoute, en encourageant l'expression et en évitant les jugements hâtifs.
- Faire le point sur les réalisations : le manager doit faire le point sur les réalisations du collaborateur, en mettant en avant les réussites et les points d'amélioration. Il est important de donner des exemples concrets pour illustrer les propos.
- Évaluer les compétences : le manager doit évaluer les compétences du collaborateur, en fonction des objectifs fixés et des résultats obtenus. Il est important de donner des feedbacks constructifs et de proposer des axes d'amélioration.
- Définir de nouveaux objectifs : le manager doit définir de nouveaux objectifs pour le collaborateur, en fonction des réalisations passées et des perspectives d'évolution. Il est important de fixer des objectifs SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporellement définis).
- Discuter de l'évolution professionnelle : le manager doit discuter de l'évolution professionnelle du collaborateur, en fonction de ses aspirations et des opportunités disponibles dans l'entreprise. Il est important de proposer des formations ou des accompagnements pour favoriser le développement des compétences.
Assurer un suivi optimal
Une fois l'entretien terminé, il est important d'assurer un suivi optimal pour garantir la mise en œuvre des actions décidées et le suivi des objectifs fixés. Voici quelques bonnes pratiques à suivre :
- Rédiger un compte-rendu : le manager doit rédiger un compte-rendu de l'entretien, en reprenant les éléments clés abordés et les actions décidées. Ce compte-rendu doit être partagé avec le collaborateur pour validation.
- Planifier des points d'étape : le manager doit planifier des points d'étape réguliers avec le collaborateur pour suivre l'avancement des actions décidées et les objectifs fixés. Ces points d'étape permettent de maintenir une communication régulière et de réajuster les actions si nécessaires.
- Évaluer la progression : le manager doit évaluer la progression du collaborateur par rapport aux objectifs fixés, en fonction des résultats obtenus et des feedbacks reçus. Il est important de donner des feedbacks réguliers pour encourager la progression et maintenir la motivation.
Utiliser un SIRH pour faciliter la gestion des entretiens
L'utilisation d'un SIRH (Système d'Information des Ressources Humaines) peut grandement faciliter la gestion des entretiens professionnels en entreprise.
En effet, un SIRH permet de centraliser et de suivre les informations relatives aux entretiens professionnels de manière efficace et automatisée. Il fournit des indicateurs de performance pour suivre l'avancement des entretiens et évaluer leur impact sur le développement des compétences des collaborateurs. Les managers peuvent ainsi se concentrer sur l'essentiel : la relation avec leur équipe et le développement des compétences des collaborateurs, sans être accaparés par des tâches administratives fastidieuses.
Le SIRH permet également de planifier les entretiens professionnels de manière régulière et de s'assurer que tous les collaborateurs en bénéficient. Il offre également la possibilité de stocker les comptes-rendus d'entretiens de manière sécurisée et confidentielle, facilitant ainsi le suivi dans le temps.
En conclusion, l'utilisation d'un SIRH pour la gestion des entretiens professionnels permet de :
- Gagner du temps,
- Améliorer la qualité des échanges entre managers et collaborateurs,
- Favoriser le développement des compétences en entreprise.
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