Comptes annuels des organismes HLM : conséquences de l'adhésion à une SAC

L’obligation d’établir des comptes combinés

Suite à la mise en œuvre de la loi ÉLAN, un certain nombre d’organismes HLM a été amené à se regrouper sous forme de Société Anonyme de Coordination (SAC).

Afin de donner une vision économique de l’ensemble constitué, les Sociétés Anonymes de Coordination ont l’obligation d’établir des comptes combinés.

Ces comptes sont élaborés sur la base des comptes sociaux, mais également des comptes de tous les membres de la SAC.

Cette nouvelle obligation peut être amenée à impacter le calendrier habituel d’arrêté des comptes des membres de la SAC.

En effet, les comptes de chacun des membres doivent être arrêtés pour établir les comptes combinés. Ce calendrier peut être significativement bouleversé lorsque la SAC a mis en place un directoire et un conseil de Surveillance (ce que l’on appelle alors une structure dualiste). Dans ce cas, le délai imparti au directoire pour présenter les comptes est de 3 mois après la clôture de l’exercice, soit le 31 mars N+1.

Sur le plan pratique, les membres des SAC dualistes devront finaliser leur arrêté comptable en février N+1 pour permettre les travaux de contrôle par leur(s) propre(s) commissaire(s) aux comptes et de combinaison des comptes de la SAC en tant que tels. Aussi, les structures concernées devront mettre en place des procédures permettant la mise en œuvre d’une clôture accélérée de ses comptes, habituellement appelée « fast close ».

Mais en amont de la procédure de clôture, 2 éléments doivent pouvoir être mis en œuvre :

• Le traitement régulier des opérations et leur révision en cours d’année
• La phase de pré-clôture

La révision périodique

Afin de permettre une clôture rapide de ses comptes, l’organisme devra mettre en place des procédures de revue de ses comptes en cours d’année.

Cela passe par la mise en place d’un guide de révision comptable mensuel qui identifie le qui fait quoi et quand en cours d’année.

Il est important de rappeler que le process de production des comptes est l’affaire de tous les services de l’organisme HLM. Ce guide comptable doit répertorier tous les documents et informations qui doivent être transmis par les autres services au service comptable et financier (et à quelle fréquence).

À noter qu’il est important de formaliser chaque mois les contrôles réalisés, ce qui facilitera les recherches au cas où une difficulté apparaitrait.

À cela, s’ajoute la mise à jour régulière des différents états, notamment du patrimoine (actif, passif) et la comptabilisation des écritures qui en découlent.

Enfin, au fur à mesure de l’exercice, le dossier de révision est constitué, ce qui permet de gagner en efficacité pour constituer le dossier de révision annuel puisque les justificatifs comptables y sont classés au fur et à mesure.

Le guide de révision comptable doit donc également être précis sur les justificatifs à collecter. Celui-ci pourra prévoir les modalités de reporting à la direction financière des documents transmis et des contrôles réalisés mensuellement.

Enfin, dernière recommandation : privilégier un dossier unique de révision numérique accessible sur un espace partagé par les différents intervenants.

La phase de pré-clôture (ou le « hard close »)

Ajoutée aux travaux de révision mensuels, la phase de pré-clôture est une phase déterminante pour permettre une clôture des comptes rapide.

Cette phase qui a lieu entre fin novembre N et début janvier N+1 a pour but :

• De réaliser un point sur les travaux de révision des 11 premiers mois de l’année
• D’identifier et traiter les modalités des évaluations significatives dans le cadre de l’anticipation de la phase de clôture
• De travailler sur un atterrissage comptable de fin d’année
• Et de lister les travaux restant pour la clôture et engager leur programmation

À ce stade, il s’agit d’identifier toutes les difficultés qui pourraient émerger en phase de clôture, mais également tous les évènements importants qui sont intervenus en cours d’exercice.

Dans cette phase, un certain nombre de provisions peuvent être approchées, par exemple :

• Les provisions pour risque de démolition
• Les modalités de calcul des provisions pour locataires douteux
• Les modalités de calcul des provisions pour régularisation de charges locatives
• La provision pour gros entretien.

Il est important d’associer votre commissaire aux comptes dans cette démarche afin d’obtenir son avis sur ces évaluations afin d’éviter toute remise en cause ultérieure.

La phase de clôture accélérée (ou le « fast close »)

Dernière phase du process de production des comptes annuels qui doit se dérouler de façon plus aisée si les phases de révision périodique et la phase de pré-clôture ont été mises en œuvre.

Cette phase devra se limiter à :

• Traiter les éléments importants de décembre N (si non traités dans la phase de pré-clôture)
• Des travaux de revue et de bouclage des comptes
• Des travaux de confirmation des évaluations comptables significatives anticipées lors de la phase de pré-clôture.

À cette étape, en théorie, peu d’éléments nouveaux viennent impacter les comptes, et le temps est affecté à de la prise de recul et l’analyse sur les comptes annuels en cours de finalisation.

Pour conclure, même si cette nouvelle organisation comptable est issue de contraintes légales et réglementaires, elle constitue une réelle opportunité de faire évoluer ses procédures, et permet également de plus rapidement basculer sur l’exercice suivant, ce qui est un réel plus dans le cadre du pilotage de l’organisme.

Le conseil de TGS France

Les points clés résident dans :

• La mobilisation de toutes les parties prenantes au sein de l’organisme (et pas uniquement le service comptable et financier)
• La répartition des rôles (qui fait quoi)
• Le contrôle et sa formalisation
• La planification