La dématérialisation du bulletin de paie est-elle obligatoire ?

La dématérialisation des documents RH consiste à substituer chaque document papier par un format numérique. Ces documents sont ensuite stockés sur un support informatique interne ou dans un Cloud.

Au sein du service RH, plusieurs types de documents peuvent être dématérialisés et notamment : les contrats de travail, les notes de frais, les bulletins de paie. Tous les salariés sont donc impactés par cette dématérialisation.

La dématérialisation des documents RH ne change en rien leur valeur juridique si les conditions strictes de numérisation sont respectées : la fiche de paie numérique a la même valeur juridique qu’un bulletin papier.

Alors, que dit précisément la réglementation en la matière ? Quelles lois encadrent la dématérialisation des bulletins de paie ? Quels sont les avantages à passer au tout numérique ?

Dématérialisation des bulletins : ce que dit la réglementation du travail

La dématérialisation des documents RH, et plus particulièrement de la fiche de paie, n’est pas obligatoire mais, elle tend à devenir la norme. C’est pourquoi celle-ci est de plus en plus encadrée par le droit du travail.

La loi Travail El Khomri de 2016 précise notamment que la remise du bulletin de paie par voie électronique doit être réalisée dans des conditions qui garantissent l’intégrité, la disponibilité, la confidentialité, et l’accessibilité des données.

Ainsi, l’employeur se doit de respecter plusieurs obligations :

Informer le salarié : l’employeur qui souhaite remettre les bulletins de paie sous forme électronique doit informer ses salariés, au moins 1 mois avant l’édition du premier bulletin. Le salarié peut tout de même s’opposer à cette mesure. L’employeur devra donc remettre ses bulletins de salaire en version papier.
Assurer l’intégrité et la confidentialité des données dématérialisées : l’employeur doit garantir l’intégrité et la sécurisation des données, en utilisant une solution respectant certaines contraintes techniques, comme un coffre-fort électronique. Un échange par mail n’assure pas la confidentialité des données.
Assurer la disponibilité des données : pendant une durée de 50 ans, et jusqu’à ce que le salarié ait 75 ans. Si l’employeur cesse son activité, il doit notifier à son salarié la disponibilité des fiches de paie au moins 3 mois avant la fermeture de l’enseigne.
Permettre la consultation des bulletins via le compte personnel d’activité : tous les bulletins doivent être accessibles via le service en ligne du CPA.
Garantir la facilité d’accès des e-bulletins : les salariés doivent être en mesure de récupérer leur bulletin numérique, à tout moment, et sans difficulté.

Dématérialisation des bulletins : ce que dit le RGPD

Les employeurs doivent également veiller au respect du RGPD, et plus particulièrement à la protection des données personnelles.

Les employeurs sont autorisés à stocker les données personnelles de leurs salariés uniquement lorsque le contrat de travail est signé. Elles ne peuvent être ni échangées ni vendues.

Concernant le bulletin de paie, il s’agit d’un document confidentiel et personnel qui doit faire l’objet d’un traitement spécifique. Pour cela, le salarié doit être au courant de la politique RGPD appliquée par l’entreprise. Elle doit, entre autres, lui communiquer la durée de conservation de ses bulletins de paie, la finalité poursuivie par l’entreprise dans la récolte de ses données ainsi que l’identité des personnes y ayant accès.

Pour être en règle, le salarié doit donner explicitement son consentement dans l’utilisation, le stockage, et la collecte de ses données.

Quels sont les avantages de la dématérialisation des bulletins de paie ?

Franchir le pas du numérique permet aux entreprises de gagner en productivité et en efficacité. Voici les différents avantages inhérents à la dématérialisation des bulletins de paie :

Un gain de temps et de productivité : dématérialiser permet aux services ressources humaines de trouver l’information rapidement, tout en diminuant les délais de traitement. Les processus de travail sont également automatisés.
Des gains financiers : en réduisant les coûts d’impression, de papier et d’envois postaux.
Un stockage sécurisé : les documents sont conservés dans un espace de stockage numérique sécurisé. Cette conservation de la data RH et des documents s’avère être très utile face aux risques de sinistres. La dématérialisation sécurise l’échange des documents, notamment en termes de traçabilité et de conformité juridique.
Un gain pour la marque employeur : la digitalisation permet à l’entreprise d’être perçue comme un acteur innovant. Elle améliore et modernise la communication auprès des équipes.

Afin de remplir l’ensemble des obligations inhérentes à la dématérialisation des documents RH, l’employeur a intérêt à privilégier l’utilisation d’un système de coffre-fort » électronique. Il s’agit d’un espace de stockage, de diffusion, de centralisation et d’archivage de documents. Il permet de certifier l’origine, l’intégrité et la traçabilité du document. Uniquement accessible par son propriétaire, le service permet de respecter l’ensemble des dispositions du RGPD concernant la dématérialisation des documents RH.