La facture électronique obligatoire pour tous

La facture électronique termine son plan de déploiement au 1er janvier 2020.

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Initiée en 2017, la généralisation de l’utilisation de la facture électronique s’achève en début d’année prochaine. La loi Macron du 6 août 2015 avait effectivement déterminé un plan progressif d’acceptation obligatoire des factures électroniques entre entreprises privées, s’appliquant d’abord aux grandes entreprises et aux personnes publiques en 2017. Dès début 2020, ce plan concernera également les micro-entreprises. Le calendrier défini s’applique également au cadre des marchés publics. Retour sur les règles et applications de ce dispositif.

Facture électronique : quel principe ?

Pour rappel, la facture électronique correspond au format dématérialisé de la facture papier. Elle contient donc, en termes de mentions obligatoires, les mêmes éléments que la facture papier. Cependant, pour qu’elle soit valide, elle doit pouvoir garantir le bon respect des 3 règles suivantes :

–       Intégrité de la facture (c’est-à-dire aucune modification ultérieure possible) ;

–       Authentification de l’émetteur ;

–       Lisibilité du document ;

Pour parvenir à satisfaire ces conditions, les entreprises disposent de 3 moyens :

–       L’utilisation d’une signature électronique certifiée ;

–       Le renforcement de la sécurisation du processus de gestion des factures par la Piste d’Audit Fiable ;

–       La mise en place d’un EDI (Echange de données informatisées) fiscal répondant aux normes prévues par le code général des impôts.

Le règlement référence reste le règlement eIDAS qui définit le socle commun en matière d’identification électronique, et des échanges numériques en général. Il n’est pas improbable qu’il subisse quelques évolutions dans le courant de l’année 2020.

Facture électronique : quel archivage ?

Au-delà de l’émission de la facture, la problématique de la conservation se pose et est, elle aussi, très encadrée. Ainsi, l’administration fiscale exige que les factures électroniques envoyées par courrier électronique doivent être conservées sur support informatique à minima pendant 3 ans. Les factures signées électroniquement doivent être sauvegardées dans leur format original pendant 6 ans, tout comme celles qui ont été échangées par un EDI.

A noter qu’en droit comptable, les factures électroniques doivent être conservées pendant 10 ans, et accessibles sur un quelconque support de sauvegarde fiable.

Facture électronique : quelles applications ?

La facturation électronique devient donc obligatoire pour les micro-entreprises au 1er janvier 2020, sur deux aspects. Le premier aspect concerne uniquement les marchés publics. Les professionnels qui émettent des factures à destination de l’Etat, des collectivités territoriales et de leurs établissements publics respectifs, doivent dorénavant passer à la facturation électronique. Le second champ d’application : l’acceptation obligatoire des factures de format électronique lors de transactions entre entreprises privées.

Ainsi, si les grandes entreprises et les personnes publiques sont au diapason depuis 2017, les PME ne le sont que depuis le début de l’année. Les micro-entreprises représentent le dernier wagon dorénavant contraintes à l’utilisation de la facture électronique.

Mais cette contrainte est en réalité une opportunité : réduction des coûts administratifs par rapport à un traitement papier, traçabilité et sécurisation renforcées, automatisation et rationalisation de certains processus, et même réduction de l’empreinte carbone !