Télétravail : 5 étapes clefs pour une mise en place réussie

Avec la crise sanitaire qui continue de sévir, le télétravail demeure une solution à privilégier par les entreprises. La plupart des organisations, qui n’utilisaient que rarement ce mode d’organisation du travail, l’ont déployé dans des conditions non optimales. Si le travail à distance présente des avantages évidents (motivation, productivité, bien-être…), il comporte aussi des risques.

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Avec la crise sanitaire qui continue de sévir, le télétravail demeure une solution à privilégier par les entreprises. La plupart des organisations, qui n’utilisaient que rarement ce mode d’organisation du travail, l’ont déployé dans des conditions non optimales. Si le travail à distance présente des avantages évidents (motivation, productivité, bien-être…), il comporte aussi des risques. L’isolement et l’absence de bonnes conditions de travail peuvent par exemple mettre en difficultés certains collaborateurs. Il est donc capital d’inscrire la pratique du télétravail dans une démarche globale et réfléchie, impliquant les collaborateurs dans la démarche et associée à un certain formalisme.

1. Initier une réflexion en impliquant vos collaborateurs

Le télétravail  reste  peu encadré dans les organisations. En tant qu’employeur, vous devez  prendre en compte des points de vigilance afin d’instaurer au mieux le télétravail dans votre entreprise.

Tout d’abord, répondre aux premières questions suivantes permettra de préciser vos objectifs :

  • Quel type de télétravail mettre en place ? Celui-ci peut en effet s’exercer régulièrement ou ponctuellement, dans des lieux de co-working, des sites satellites de l’entreprise ou plus traditionnellement à domicile ;
  • Qui va-t-il concerner au sein de votre entreprise ?  Les postes et les tâches concernées par le télétravail devront être précisément définis.

Constituer une équipe projet pourra vous aider dans cette démarche. Il doit s’agir d’un projet collaboratif associant la direction, les instances représentatives du personnel, l’encadrement et les salariés. En effet, échanger avec vos collaborateurs et vos managers vous aidera à :

  • Bien identifier vos besoins et ceux de vos collaborateurs ;
  • Bénéficier de leurs retours d’expérience, en particulier ceux issus des confinements successifs ;
  • Initier une réflexion en co-construction ;
  • Favoriser l’adhésion.

Cette réflexion préalable sur les enjeux et modalités du télétravail dans votre organisation favorisera une meilleure prévention des risques pour la santé et la sécurité des salariés.

2. Optimiser les conditions de travail de vos collaborateurs

Une fois le groupe projet défini et la réflexion initiée, plusieurs points d’attention relatifs aux conditions de travail des salariés doivent être analysés.

Egalité de traitement, isolement et déconnexion

Dans un premier temps, il convient de veiller à l’égalité de traitement entre les salariés. Pour réussir cet objectif, il est recommandé de bien définir les tâches éligibles au télétravail. Cette démarche doit faire l’objet d’une communication claire et transparente. Les conditions de mise en place du télétravail devront être formalisées par écrit.

Le télétravail peut également engendrer de l’isolement. Pour l’éviter, la mise en place d’un rythme alterné, l’organisation régulière de réunions, la prévention, et un management adapté, basé sur la confiance, peuvent constituer des solutions.

Enfin, le droit à la déconnexion est un impératif à prendre en compte. Pour respecter ce droit, des solutions existent :

  • Installer un outil de programmation d’envoi de mail ;
  • Interdire les messages sur certain créneaux horaires ;
  • Vérifier le respect des durées maximales de temps de travail…

Une attention toute particulière devra également être accordée à la gestion du temps et de la charge de travail.

Côté temps de travail

En télétravail, la durée du travail reste identique pour tous. Cependant, une impression de « manque de visibilité » pourra être ressentie de la part des managers. Or en télétravail, la confiance doit primer. Différentes pratiques existent pour pallier à ce manque de visibilité, tout en maintenant la confiance entre les managers et ses équipes :

  • Privilégier un management par objectif plutôt que d’exercer un contrôle strict des heures de connexion et de déconnexion ;
  • Définir des horaires pour joindre les collaborateurs, afin de cadrer les échanges ;
  • Rappeler le droit à la déconnexion à l’aide de documents d’information ;
  • Proposer un document de suivi pour saisir les temps de travail.

Côté charge de travail

La charge de travail est perçue différemment en fonction des profils présents dans l’entreprise. Si cette charge est mal gérée, elle peut accentuer les risques psychosociaux. Différentes types de charges de travail existent :

  • La charge prescrite, correspondant à la charge que l’entreprise demande ;
  • La charge réelle, celle que l’on peut concrètement évaluer ;
  • La charge subjective, équivalente au sentiment de la charge perçue par les salariés.

L’employeur se doit d’évaluer la charge de travail et de régulièrement en discuter avec ses collaborateurs pour l’ajuster.

3. Garantir la santé et la sécurité de vos salariés

La santé et la sécurité des collaborateurs est une obligation générale de l’employeur. Pour les préserver, maintenir une ambiance de travail agréable et veiller à la mise en place de bonnes conditions de travail sont capitaux.

En travaillant à leur domicile, les salariés peuvent remettre en cause la confidentialité des données de l’entreprise, mais aussi mettre en danger les données personnelles qu’ils détiennent. Sensibiliser les salariés à la protection de leurs données est donc primordial. Cela peut passer par des formations, par exemple, sur l’usage des différents outils professionnels.

Il est également recommandé de demander aux salariés de fournir certaines attestations, afin de protéger l’entreprise de litiges potentiels.

  • Une attestation d’assurance habitation – précisant qu’elle couvre le télétravail ;
  • Une attestation de conformité électrique.

4. Formaliser la mise en place du télétravail

Plusieurs outils peuvent permettre de formaliser le télétravail.

  • La charte ou l’accord collectif, un document écrit détaillant les modalités du télétravail. Elle devra être soumise au CSE (horaires, lieux, matériel mis à disposition…) pour avis ;
  • La clause décrivant les modalités du télétravail, directement intégrée au contrat de travail ;
  • L’accord du salarié par tout moyen, pour matérialiser directement l’acceptation du salarié, par mail ou par courrier.

Le choix de l’outil dépend de l’effectif, de la présence de délégués syndicaux ou de représentants du personnel, de la maturité du projet et des objectifs fixés.

Diffuser des informations de prévention fait partie de l’obligation de l’employeur. Grâce à la rédaction d’un document écrit, vous pourrez communiquer sur les conditions du télétravail clairement.

5. Accompagner le changement

Une fois le projet de télétravail lancé, mettre en place une étape d’évaluation est primordial. Si besoin, elle permettra de modifier les modalités du télétravail. L’évaluation pourra s’exercer dans le cadre des entretiens annuels. Elle devra également perdurer tout au long de l’année.

Un processus d’amélioration continue sera alors préconisé, tant d’un point de vue individuel que collectif. Quand bien même il a été formalisé, le télétravail doit continuer à faire l’objet d’une réflexion approfondie : quelle place dans l’organisation du travail ? Comment responsabiliser les collaborateurs ? Le rôle du manager est essentiel dans ce dispositif collectif, pour accompagner la pratique et limiter les différents risques inhérents au télétravail.

La meilleure prévention demeure l’échange régulier avec les collaborateurs.

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Mise en place du télétravail

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Rédigé par

Celine Rolland Consultant(e) TGS France