Comment gérer au mieux le départ d'un salarié ?

Le départ d’un collaborateur vient toujours déstabiliser une équipe qui va devoir trouver un nouvel équilibre. Soigner le processus de départ est alors plus qu’essentiel. Découvrez comment préserver les collaborateurs restants et anticiper tout éventuel départ.

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Départ d'un collaborateur

Mettre fin à sa collaboration avec un salarié n’est pas toujours facile. Que le choix émane du collaborateur ou de l’entreprise, il est essentiel que ce départ se passe dans les meilleures conditions. Pour assurer la passation, préserver les collaborateurs qui restent et sécuriser le processus de départ, l’anticipation est le maître mot !

Anticiper le départ d’un collaborateur : quel intérêt ?

Le départ d’un collaborateur est un événement qui fait partie de la vie d’une entreprise. En fonction de leur taille et de leur activité, certaines en vivent plusieurs dans l’année, d’autres beaucoup plus rarement. Plusieurs raisons peuvent donner lieu au départ d’un collaborateur :

  • une démission,
  • un licenciement, qu’il soit pour motif personnel fautif ou non fautif ou pour motif économique,
  • une rupture conventionnelle,
  • un départ à la retraite,
  • une fin de contrat en intérim ou en CDD.

Qu’il soit volontaire ou imposé, anticipé ou imprévu, le départ d’un collaborateur vient toujours déstabiliser une équipe qui va devoir trouver un nouvel équilibre. Parce qu’ils comportent une forte dimension affective et émotionnelle, les départs de l’entreprise impactent forcément les collaborateurs qui restent ou ceux qui arrivent « en remplacement ». Afin de maintenir la motivation des salariés, il est préférable d’anticiper au maximum les départs et surtout de faire en sorte qu’ils se passent bien, sans générer de conflits.

Dans la situation idéale, un départ prévu permet non seulement d’imaginer le futur recrutement en lien avec les équipes concernées mais également d’assurer la continuité de service. Un collaborateur qui transmet son savoir-faire et ses connaissances à son successeur avant de quitter l’entreprise en bons termes est, sans aucun doute, la situation rêvée pour tout dirigeant ou responsable des ressources humaines.

Comment anticiper un départ de l’entreprise ?

Une date de fin de contrat ou de carrière, un délai de préavis à effectuer, dans certains contextes, il est parfaitement possible d’organiser la passation des dossiers en interne ou avec un nouveau collaborateur. En revanche, quand certains départs surviennent du jour au lendemain ou se déroulent dans un cadre conflictuel, cela peut désorganiser le travail des collaborateurs, venir impacter leur motivation et, au final, la productivité de l’entreprise. « Mieux vaut prévenir que guérir », cet adage est aussi valable en entreprise !

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Communiquer sur le départ d’un collaborateur

Un collaborateur quitte l’entreprise prochainement ? Informez-en ses collègues le plus rapidement possible. Comme pour tout sujet de communication interne, les premiers concernés n’aiment pas être les derniers informés. Les salariés pourront ainsi prendre le temps de « digérer » l’information, d’échanger avec vous si besoin et surtout de s’organiser pour la passation des dossiers. Laisser libre cours aux rumeurs est le meilleur moyen pour déclencher des réactions parfois irrationnelles et qui peuvent avoir des répercussions même après un départ.

Lorsqu’un changement aussi impactant n’est pas compris, il peut parfois conduire à une scission au sein de l’entreprise. Anticiper, communiquer, expliquer et accompagner sont des clés pour favoriser l’acceptation de ce type de décision.

Accompagner le départ d’un collaborateur

Volonté du salarié ou de l’entreprise, plusieurs motifs peuvent être à l’origine du départ d’un collaborateur. En se séparant « en bons termes », l’une et l’autre partie peuvent préserver leur relation professionnelle et se mettre d’accord sur les modalités de départ.

Dans le cadre d’un recrutement, la période d’essai est le moment propice pour s’assurer que le nouveau salarié s’intègre bien dans l’entreprise. Dans le cas contraire, il est possible de la reconduire ou de mettre fin à la collaboration de façon simple et rapide. N’attendez pas qu’elle ait expiré pour faire le point avec le nouveau recruté !

Un collaborateur en poste peut aussi émettre le souhait de partir de l’entreprise. A moins que ce ne soit vous qui envisagiez ce départ. Dans tous les cas, il est important d’échanger ensemble pour en comprendre les raisons et pour étudier la possibilité de continuer à travailler ensemble. Dans le cadre de la gestion des compétences l’accès à une formation peut parfois simplement dénouer le problème ! Si vous ne trouvez pas de terrain d’entente, en revanche, inutile de poursuivre au risque d’impacter négativement l’entreprise.

Deux mesures à envisager pour un départ en bons termes

La rupture conventionnelle : décidée d’un commun accord, elle permet une séparation en toute tranquillité puisqu’elle réduit les risques de contestation, donc de litige.

L’accompagnement à la reconversion ou l’outplacement : il vaut parfois mieux y consacrer un budget que se lancer dans un contentieux.

Comment sécuriser le processus de départ ?

Les modalités de départ d’un collaborateur s’envisagent dès son recrutement. En effet, le contrat de travail mentionne les conditions de rupture du contrat (durée du préavis, montant minimum de l’indemnité de licenciement) mais il peut également comporter des clauses destinées à protéger l’entreprise comme la clause de non-concurrence ou de confidentialité.

Il est important  de respecter la procédure en fonction du type de rupture et du motif de départ :

  1. Acter la rupture, de préférence par un document écrit. Certaines conventions collectives peuvent l’imposer pour les deux parties.
  2. Observer le délai de réflexion dans le cadre d’un licenciement ou d’une rupture conventionnelle.
  3. Respecter le délai de préavis fixé. A noter qu’il n’y a pas de préavis en cas de faute grave ou lourde. Dans les autres cas, l’employeur peut décider de le raccourcir ou de le payer sans qu’il ne soit effectué, si cela est plus bénéfique à l’entreprise.
  4. Verser les indemnités de départ.

Dans le cas d’un licenciement, il convient de bien en définir le motif et d’appliquer scrupuleusement la procédure correspondante. Une erreur de procédure peut coûter cher ! Il est arrivé que des entreprises doivent déposer le bilan face à une indemnité trop importante à verser.

Il faut savoir qu’en cas de litige, il est toutefois possible de passer par une négociation et une transaction pour éviter d’aller en justice, notamment dans le cadre d’un licenciement ou d’une démission.

Dans tous les cas, encadrer un départ et l’accompagner vous permet de mettre toutes les chances de votre côté pour qu’il se déroule dans les meilleures conditions et qu’aucune des deux parties ne se sente lésée.

Bon à savoir :

Anticiper les départs, c’est aussi identifier l’inaptitude en fin de carrière, un cas fréquent dans les métiers du bâtiment. Pour se protéger, l’entreprise peut alors souscrire une assurance licenciement.

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Mélanie Jamoteau
Rédigé par

Mélanie Jamoteau Consultant(e) TGS France