Comment recruter et réussir l’intégration d’un nouveau collaborateur ?

Le recrutement est un cheminement à la fois pour l’entreprise et le futur salarié. Quelles sont les clés pour réussir l’embauche et l’intégration d’un nouveau collaborateur ?

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Une création de poste, un départ dans l’entreprise… Dirigeant ou Responsable des Ressources Humaines, vous allez devoir vous lancer dans un processus de recrutement. Jalonné d’étapes incontournables et d’obligations légales, le recrutement est un cheminement à la fois pour l’entreprise et le futur salarié. Nous vous livrons les clés pour réussir l’embauche et l’intégration d’un nouveau collaborateur, une phase déterminante pour favoriser l’engagement au sein de l’entreprise.

Recruter ou comment initier une relation de confiance

Recruter est avant tout une question de posture. Accueillir un nouveau collaborateur dans son entreprise, c’est avoir conscience que ce nouvel arrivant va devoir partager une nouvelle culture d’entreprise, s’intégrer dans une nouvelle équipe et prendre part à des projets existants ou à lancer. Si un mauvais recrutement peut coûter cher en temps, en finances et en esprit d’équipe, une embauche et une intégration réussies peuvent clairement contribuer à la performance d’une organisation.

Vous vous apprêtez à choisir un nouveau collaborateur. L’inverse est vrai aussi ! Les candidats d’aujourd’hui ont à cœur de s’engager pour un projet d’entreprise qui leur parle. Dans la première année d’un recrutement, trois-quarts des départs sont liés à une présentation de l’entreprise dite « faussée ». Pour éviter une désillusion de part et d’autre, veillez à instaurer un climat de confiance dès le début !

Dans un processus de recrutement, chaque étape compte !

Recruter le bon profil passe par des étapes clés qui doivent être préparées et anticipées.

  1. La définition de poste. A travers une fiche de poste, vous allez décrire le profil recherché aussi bien en termes de compétences que de « soft skills », un équivalent du savoir-être. L’objectif est d’être clair sur les missions de votre futur collaborateur, mais aussi sur les interactions qu’il pourrait avoir avec d’autres postes.* N’hésitez pas à impliquer les salariés qui seront touchés par ce recrutement. Rien n’est plus démotivant pour un collaborateur en poste que d’être mis devant le fait accompli ! L’arrivée de nouvelles compétences fait toujours « bouger le cadre ». Pour garantir une bonne intégration à la nouvelle recrue, il est important de communiquer en interne.
  2. L’analyse des CV. Lire un CV est un métier qui requiert un regard expert, surtout si vous en recevez beaucoup. A ce niveau, le tri se fait essentiellement sur les compétences.  Vous pouvez affiner la présélection grâce à des entretiens téléphoniques.
  3. Les entretiens d’embauche. A compétences égales, c’est lors de ces échanges que va se faire la différence. Si l’entretien d’embauche sert à vérifier les compétences du candidat, c’est aussi à ce moment-là que se crée le premier lien. Ici, les fameuses « softskills » sont en jeu ! Vous allez identifier si ce collaborateur potentiel vous semble pouvoir s’intégrer dans l’entreprise.De votre côté, faites preuve de transparence et ne minimisez pas les missions complexes ou difficiles, en particulier si vous êtes dans un secteur d’activité qui a du mal à recruter. Le monde est petit et les nouvelles vont vite ! La cohérence entre le discours et la réalité sera une preuve de confiance pour le candidat retenu et favorisera son implication.* Mobilité, horaires ou rémunération, dès le premier entretien, soyez prêt à répondre à toutes les questions. Pour la nouvelle génération, notamment, ce sont des éléments de sélection. N’en tirez pas de conclusions hâtives ! Ils veulent juste savoir où ils vont et n’en sont pas moins motivés. Une façon de gagner du temps pour eux… et pour vous !

 

Quelles questions un recruteur a-t-il le droit de poser ?

La frontière entre la vie personnelle et professionnelle a tendance à s’effacer. Nombre de dirigeants ou de DRH hésitent à aborder certains sujets lors des entretiens. Si la règlementation contre la discrimination à l’embauche interdit à un employeur de refuser une candidature en se basant sur des caractéristiques de nature religieuses, physiques ou encore idéologiques, elle n’interdit pas de poser des questions d’ordre personnel. Interroger un candidat sur ses activités extra-professionnelles peut l’amener à évoquer des capacités de management via le coaching d’une équipe sportive par exemple.

L’objectif de l’entretien d’embauche est bien de vérifier l’adéquation entre le candidat et la viabilité de votre projet. Si vos questions sont « proportionnées au but recherché » et que vous faites preuve d’égalité de traitement entre les candidats à toutes les étapes du recrutement, vous êtes dans votre bon droit. N’oubliez pas de rappeler au candidat, dès le début de l’entretien, qu’il est libre de répondre ou pas aux questions.

* Dans tous les cas, privilégiez des procédures de recrutement courtes et communiquez en toute transparence sur les différentes étapes. Ne pas donner les résultats d’un test de personnalité ou multiplier les entretiens n’est gage ni de confiance, ni d‘efficacité. A faire traîner un recrutement, on peut lasser un bon candidat, le perdre et revenir au point de départ. Une perte de temps pour lui, pour vous et pour vos équipes qui peuvent s’impatienter !

La promesse d’embauche, un engagement mutuel

Vous avez sélectionné votre candidat. Pour sécuriser votre accord, nous vous conseillons de  lui adresser une promesse d’embauche. Document encadré par la jurisprudence, à défaut de texte, la promesse d’embauche est « une offre ferme et définitive, adressée à une personne désignée mentionnant la nature de l’emploi proposé, la rémunération, la durée du travail et la date d’entrée en fonction. » Ces mentions sont obligatoires pour engager l’employeur de façon ferme. Sachant que 30% des candidats ne se présentent pas le jour de l’embauche, cet acte a également l’avantage d’engager le futur salarié.

Attention, on distingue aujourd’hui l’offre de contrat de travail, par laquelle l’employeur exprime sa volonté d’engagement et la promesse unilatérale de contrat de travail qui, elle, vaut contrat de travail. Chacun de ces actes engage l’employeur et le candidat de façon différente ; leur non-respect ou leur révocation entraînant des conséquences plus ou moins lourdes. Un candidat en poste qui doit démissionner, un autre qui mettrait en danger un projet en n’intégrant jamais votre entreprise… N’hésitez pas à vous faire accompagner par un juriste ou un avocat en droit du travail pour déterminer l’acte le mieux adapté à votre situation et à celle du candidat.

Dans tous les cas, listez les clauses essentielles qui figureront, ensuite, dans le contrat de travail. En faisant preuve de transparence, vous initiez une relation équilibrée avec votre futur salarié.

Accueillir un nouveau collaborateur et faciliter son intégration

Ce lien de confiance entre votre nouveau salarié et vous, vous avez commencé à le tisser lors du recrutement. Il s’agit maintenant de le construire au sein de l’entreprise, il en va du bien-être de vos équipes ! Nécessaire pour échanger et s’imprégner de la culture d’entreprise, la période d’essai est faite pour ça. Voyez-là comme un investissement et construisez un accompagnement destiné à faciliter l’accueil et l’intégration de votre nouveau collaborateur.

Se sentir attendu, voilà un sentiment propice à l’échange. Anticipez l’arrivée de votre salarié, préparez son poste de travail et mettez à sa disposition le matériel dont il aura besoin. Faites en sorte qu’il soit reçu par son responsable hiérarchique et que lui soient remis tous les documents nécessaires à l’exercice de son travail (livret d’accueil, charte informatique, notes de service…)

Afin de le présenter aux équipes, organisez ce que l’on appelle « un parcours d’intégration ». Identifiez en amont les collaborateurs qu’il doit rencontrer afin d’avoir une vision globale de l’entreprise. Faire connaissance dès les premières semaines favorisera la compréhension mutuelle et facilitera les futures relations.

Vous pouvez aussi proposer à un salarié qui n’est pas son responsable hiérarchique de faire office de tuteur. Volontaire pour apporter sa connaissance de l’organisation, ce collaborateur représentera aussi, pour la nouvelle recrue, une épaule sur laquelle s’appuyer. A moins que vous ne décidiez d’organiser un séminaire d’intégration. Idéal pour créer un collectif ou une « promo » quand plusieurs collaborateurs arrivent à la même période !

En cas de force majeure, comme une crise sanitaire, les rencontres physiques peuvent être compromises. Il est cependant primordial de chercher à créer ce lien de proximité. Les outils de visio conférence ou un simple appel téléphonique pour souhaiter la bienvenue à ce nouveau collaborateur sont autant de moyens pour qu’il se sente accueilli et s’engage dans une démarche collaborative.

Dans tous les cas, ponctuez la période d’intégration par des entretiens pour maintenir le lien et faire le point régulièrement avec votre nouveau collaborateur. Une rencontre à la fin de la première semaine puis une fois par mois semble un minimum. Vous clôturerez cette période par un entretien de fin ou de renouvellement de période d’essai. Si vous choisissez mutuellement de la renouveler, nous vous conseillons de poursuivre le rythme d’un entretien par mois. Faute de temps consacré à l’intégration, nombre de départs se font justement pendant la période d’essai. Pour éviter un retour à la case départ, faites-en une étape clé de votre processus de recrutement.

Intégration d'un nouveau collaborateur : les étapes clés

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Rédigé par

Marie Biaci Juriste TGS France